物料编码规则及方法

丗呮戀 2个月前 已收到4个回答 举报

锦夏初冬 2星

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通常是根据企业的业务模式和需求来定制的。以下是一些常用的物料编码规则和方法:

1. 根据物品的功能、种类以及规格来编码,这样便于分类和管理。

2. 将物料编码与物料名称或规格挂钩,这样可以方便管理人员快速查找物品。

3. 采用字母和数字的组合进行编码,例如:“XJR001”,其中“XJR”代表物品名称,而“001”则代表规格或型号。

4. 使用不同的编码方案,比如使用条形码或QR码等技术进行物料的管理,以提高效率。

5. 采用国际通用的编码规则,如国际物品编码(International Article Number, EAN)或通用产品编码(Universal Product Code, UPC)等。

无论采用哪种编码规则和方法,都应该与企业的管理流程和系统相协调,以确保物料信息的准确性和方便性。

6小时前

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親親寶赑 1星

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一、考虑物品分类需求。 

根据企业物料数据级别,分别针对成品与原材料制定相应的编码规则,如大、中、小三级分类(具体使用几级,每级几位容量据企业物料特征分析),再辅之以流水号,一般常规企业都够用了! 

Eg,以大、中、小三级分类为例,其中大类在1位数(10以内),中、小类根据情况可又是一位或二位(100以内),流水号5位,即支持企业最多十万个分类,每个小类十万的物料编码容量,一般常规企业绰绰有余了!在应用中,一般企业员工一周内即可对企业分类熟记于心,当员工在录入或查询时通过输入前面几位分类代码,再加上一个通配符即可快速定位目标物料;编码原则如此设计,可以最大限度的满足用户查询、快速录入的需要。提高工作效率50%以上。

信息系统还有一个特点,就是能做到信息一次录入,平台与协作团队共享,对于企业原来在手工编码中积累起来的编码规范,可以加以利用,如规范物品规格、目录册项或者描述规定,并记入信息系统,既满足了编码与规则修撰的频次与工作量,也提高工作效率。

二、应考虑可扩展性的需要。 

编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。例如贴片物料的封装,现在主要用的是0805,0603,可能以后会逐渐使用0402和0201的,那么在编码原则中应当为这些物料留出余地。

三、多少有别,巧用“其他”分类。 

在考虑到物料的分类过程中,有时候一个小类只有一个物料,甚至一个大类都只有一个物料,针对这种情况,若给其一个大类或小类编码的话,给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。我们在编码时,没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起,用其他类来表示。 

一方面,可以减轻用户记忆的压力,毕竟要记住这些意义不大的字符,有点困难;另一方面,由于其物料比较少,而且不经常用,把他们归为一类,不会影响用户的查询效果。 

利用其他分类,就给人一种“化腐朽为神奇”的感觉。企业若在物料编码时,给每个种类的物料都编一个其他的分类,则,把一些常用的零件按其正常情况分类,把罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料,都合并到其他类中,可以减少用户很多的工作量,并且使用效果不会受到影响,事半功倍,何乐而不为呢? 

四、变动属性不应纳入编号。

有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动,则绝不可将该属性纳入编号中。否则,一但发生变动时,是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如物品的规格参数,责任部门,其它如客户所属之责任区,业务员的所属区域...等等皆是如此。正确的方法,应将这些属性另设独立的栏位表达。

五、不要寄希望通过编码信息反映物料的具体信息或全部信息。 

我们说的物料基本信息,一般包括两部分内容,一是物料的种类信息,如包装材料还是零件;另外一种是物料的具体信息,如其规格、尺寸、颜色、供应商等等。我们在物料编码中,要把种类信息纳入其中,而对于物料的具体信息不应该纳入其中。 

有些用户,喜欢把物料的供应商放入到编码信息中去,如此的话,看到编码就知道该下个哪个供应商。这看起来是蛮方便的,但是,实际上,会产生其他很多的错误。 

如当该零件有多个供应商时,则会需要编写多个编码,供应商越多,编码越多;其次,当该零件多个供应商没有区别,每个客户都可以使用时,则编写BOM会遇到麻烦,不知道用哪种零件为好,虽然,可以指定一个供应商为默认的供应商,其他的作为替代件来解决,但是,这也与企业实际管理有点差异,替代件的话,永远会只在被替代件无法满足需求的情况下,才会考虑。而有是企业需要进行供应商之间的平衡,若如此编码,ERP系统就无法满足企业的需要。 

可见,若把物料的具体信息放入到物料编码信息中去,企业很可能会搬起石头,砸自己的脚。一般情况下,只有客户指定需要某个供应商的零件进行生产,才会考虑把这个供应商的信息放入到编码中去(有时候,有些客户会出于种种原因,如企业某个供应商是其子公司等原因,要求企业指定有某个供应商的零件),遇到这种情况,企业为了管理上的准确问题,可以把这些材料分离出来编一个新的料号,而不是将供应商信息编到物料编码规则中。所以不要尝试把供应商信息纳入到物料的编码规则中去。 

物料的其他信息,如颜色、规格等,也如同上面的例子,一般也是不纳入物料编码的规则为好。 

六、能用数定的不用字母,能用字母的不用汉字。 

打中文速度快,还是打英文速度快?当然是英文速度快。 

打中文准确率高,还是打英文准确率高?当然是打英文准确率高。 

中英文混输快,还是光输入英文或者中文速度快,并且准确呢?当然是后者快而准确。 

较之数字小键盘,数字在速度和准确率方面又更胜一畴

既然如此,我们为什么要在编码中,加入几个中文汉字呢? 

有些企业由于用户的文化水平普遍不高,平时不怎么接触英文,所以,在物料编码时,他们希望通过利用中文来进行表示。这在实际工作中,非常的不方便。 

查询时我们要求的就是快而准确,若我们在输入编码时,非常的费时,而且容易出错,那我们要物料编码还有什么意义呢 ?

七、在编码信息中,避免使用特殊符号。

编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义的符号(只是为了区分编码的段,而没有任何含义),因为这些符号不便于电脑输入,而且会使编码太长;如果使用字母和数字混和编码时,应避免使用字母O、I、Z等字母,以免书写时与0、1、2相混淆;

八、长短应适中。 

物料编码不应该太长,若太长的话,一方面是不容易记忆,要用户记住一长串没有互相没有联系的字符,是一件痛苦的事情,我们千万不要把痛苦强加在用户身上,不然,到最后,他会加倍的还给他们。另一方面,进行输入查询也比较麻烦。 

一般情况下,我们建议,编码长度最好不要超过12位,若像身份证这样18位的话,输起来够让人头疼的。 那如何能够使得长度不超过12位呢?用户可以从如下几个方面考虑: 

1、在物料编码中,编码时,不要想把全部信息都纳入其中。在上篇文章中,笔者也强调过,在编码时,只要考虑物料的大中小类即可,如此的话,12位已经足够使用;若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话,20位都不够。 

2、在物料编码时,每一为都要仔细考虑,这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。在满足扩展性要求的基础上,位数越少越好,能够7位解决的,就不要用8位。别看只差一位数字,要知道物料编码在ERP各个功能中都要用到。根据有人统计,一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时,平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的,有的更达到千次的使用率,若这么累积下来,看看一天要多输多少字符,若每个编码都节省一个字符的话,一个月下来,可以节省多少时间。 

3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时,可以为不同的物料设置不同的长度,没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。如企业某种物料的编码至少要11码,而有的物料只需要9码,则为了追求统一,把这种物料的编码加入两位没用的编码,而达到11码时,是没有必要的。 

4、同类产品编码务求统一。对于同一种产品的编码,长度最好一致,这主要是出现在流水码的问题上。如把01简写成1等,这些做法不是很合适。因为若长度一致的话,可以一目了然的发现一些简单的错误,如漏写一码等明显错误。 

九、应有防错功能。 

1、能够根据类别等信息,自动判断物料编码的生成是否符合规则。这一般都是根据系统的功能加以区分。如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类,分别为L、G、L代表,则人工输入编码后,系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么,提醒用户输入是否准确。 

2、另外一种方法,就是根据身份证一样,只要用户按照前面的信息输入相关的内容,ERP系统就会根据某种算法,生成一个校验码,并依附在原由的编码后面,以保证物料编码的准确性。 

ERP系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢?为什么其他的内容没有这个功能呢?其实很简单,因为他们都深刻了解物料编码准确性,对于ERP系统来说,是多么的重要。

十、应容易记忆。 

物料编码是用来做什么的?是用来帮助用户快速的查找物料的,若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品,那物料编码也就失去了其意义。 

所以,物料编码在编写时,要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。 

利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用,即方便记忆、理解,输入又比较方便。

十一、对于原先的编码,若发现问题时,要坚决抛弃。 

在企业上ERP系统前,或多或少都有了自己的编码体制。但是,这些编码体制很多都是不符合信息化系统的要求的,或者说,不符合编码的原则。如对于同一种物料,不同的供应商就按不同的编码来管理;物料全部按流水号进行编写,没有分类,连最基本的原材料跟成品都没有区分,难以记忆;而因为没有通过信息化软件进行管理,导致的问题就是无法保证现有的物料编码都是准确的,如一物二码、二物一码的情况都存在,为此,企业要特别注意,即使企业已经拥有编码体系,对物料编码也要进行一一梳理,一一核对其准确性。这么做,虽然比较花时间,但是,确是比较值得的。 

更糟糕的是,在ERP实施时,他们不听顾问的建议,对物料进行重新编码;而认为重新编码要花费太多的时间跟精力,没有人愿意做这件事情,宁可让这些错误存在,也不愿意花力气去重新整理。 

当这套编码原封不动的用到ERP系统中后,结果就可以遇见了。最后没办法,只好全部返工,重新修改了编码原则,并按新的编码原则对物料进行编码。

十二、兼容性。

建立本公司的物料编码与主要客户、重要供应商的编码的对照关系,可以自由查询、对照;为EDI及供应链协同建立桥梁。

4小时前

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风露间 2星

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物料档案(存货档案)的整理与系统录入是ERP实施过程中非常重要的一个基础数据准备与完成工作之一,它关系到企业对物料进行全局规划的正确性、更关系到后续ERP实施能否按计划进度进行及上线后数据的准确性,因此ERP中与物料档案相关的培训工作一般都是在ERP项目启动后就马上着手处理。

说明:以物料的编码为主线讲解编码的原则,但所讲编码原则同样适用于系统的客户编码、供货商编码、职员编码、部门编码、单位编码、仓库编码、各种类别编码和其它需要编码的任何项目等。

1小时前

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狐妖小绿娘 2星

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物料的名称、规格等都不能作为区别物料的标示,同名同规格的物料总是存在的。要实现物料的科学管理,物料编码是基础。

为了对物料实现统一编码,许多企业特别是大中型企业,通常设有独立的物料编码机构,或组织专项编码培训班等。但往往实践证明,相关的执行部门最终还是没有严格按照物料编码的规则执行,工作也没有达到预想中的效果。物料编码和企业标准化工作也息息相关,很多企业在推行标准化(模块化设计)工作中,花费了大量的人力和物力,又是抽调骨干队伍,又是收集图纸、制定标准,一干就是好几年。但最后,往往又是无疾而终。物料编码,是一件简单的事情,但绝对不是一件容易做好的事情;是一件重要且有意义的事情,但绝对不是每家企业都能做好的事情。

一、物料编码的功能

物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要,但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂,物料编码就显得格外重要了。此时,物料的领发、验收,请购、跟催、盘点、储存等工作极为频繁,而借着物料编码,使各部门提高效率,各种物料数据传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下:

1、增强物料数据的正确性;

物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核,因此物料数据更加正确。至于一物多名,一名多物或物名错乱之现象不致于发生。

2、提高物料管理的工作效率;

物料既有系统的排列,以物料编码代替文字的记述,物料管理简便省事,效率因此提高。

  3、利于计算机的管理;

物料管理在物料编码推行彻底之后,方能进一步利用计算机作更有效的处理,以达到物料管理之效果。

 4、降低物料库存、降低成本;

物料编码利于物料库存量的控制,同时利于呆料的防止,并提高物料管理工作的效率,因此可减轻资金的积压,降低成本。

  5、防止物料舞弊事件之发生;

物料一经编码后,物料记录正确而迅速,物料储存井然有序,可以减少舞弊事件之发生。

6、便于物料之领用;

库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。

  7、便于压缩物料的品种、规格。

对物料进行编码时,可以对某些性能相近或者相同的物料进行统一、合并和简化,压缩物料的品种、规格。

二、物料编码的

23小时前

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