Excel技巧-统计员工考勤记录

对于公司的人力资源或行政人员来说，员工的每月考勤统计一直是很头痛的一个问题。从各类考勤机、网上考勤与移动考勤系统导出电子考勤数据并借助Excel进行处理是最基本的统计方法。如果对Excel了解不够深入的话，也许十人以下规模的公司考勤还能靠眼睛人工应付，几百人的就变得不太现实。向大家介绍如何借助Excel的自带高级功能快速统计考勤数据、减少人工工作量提高工作效率

材料/工具

Excel

方法/步骤

1、首先，通过考勤机所连接服务器将考勤数据导入到Excel中，通常都会导出以下几项考勤数据内容：员工工号，员工姓名，刷卡日期，刷卡时间

2、现在需要为打卡时间设置上下午标签，以便为后续统计提供帮助。在数据表格中插入“上下午”列，并撰写函数：IF(D2<--"12:00:00","上午","下午"),然后拖拽整列即可

3、接下来就要做最关的一步，对原始考勤数据表格进行分类汇总。此时要用到的Excel功能就是“数据透视表”。依次选择菜单：“插入”>“数据透视表”>“数据透视表”，在弹出的选择窗口中，点选“选择一个表或区域”选项，并如示例图中所示，拖拽选择以下数据列：“姓名”“刷卡日期”“刷卡时间”“上下午”

4、点击“确定”按钮，在新工作数据表中，右边侧栏会出现“数据透视表字段列表”栏，根据示例中所示，将对应字段拖拽至对应区域内

5、然后需要对“刷卡时间”数值进行设置，将“刷卡时间”设置为“最小值”。 表格会自动根据“刷卡日期”过滤多余非最小“刷卡时间”的数据，多次重复的打卡时间会被自动过滤。
同时将数字格式设置为“时间”

6、在刚插入的表格旁边再次插入数据透视表，插入位置如图中所示，唯一不同之处就在于“刷新时间”数值选择最大值。下班时间以最后一次打卡时间为准，其余时间均被被过滤

7、在的表格已经有我们所需要的全部统计数据了，此时我们还隐藏多余字段列表

8、接下来要对上班时间和下班时间来进行处理。假定公司规定早上上班时间不能晚于7点30分，下午下班时间不能早与17点。那么新建两列，分别为：上午迟到情况和下午早退情况，分别编写两个统计函数：=IF(B6<--"07:30:01",0,1)和=IF(B6<--"07:30:01",0,1)然后拖拽对应姓名所属范围列即可